学校领导和校级机关、各学院在对外交往和国内公务活动中获赠的珍贵礼品和纪念品（以下简称“礼品档案”),是我校对外交往和国内公务活动的真实记录,是交往国家、地区有关组织机构和国内有关组织机构与我校友好关系的历史见证,是极其珍贵的学校档案资源。为加强礼品档案的管理,确保礼品档案的完整、完全,丰富学校档案资源,全面真实地反映我校对外交住和国内公务活动的历史面貌,充分展示我校开放办学与国内交流的成就,特制订如下管理办法:
一、礼品档案的范围
礼品档案是指学校领导和校级机关、各学院在对外交往和国内公务活动中,由对方赠送给学校的礼品和纪念品实物,包括工艺品、模型、纪念牌匾、纪念杯、锦旗、雕塑、徽章、古董、字画、邮品、照方、音像制品、重要领导人签字品等。其范围主要包括:
(一)外国领导人或者国家机构、国际组织、外国高校代表团,以及著名外国友人在我校参观访问赠送的礼品、纪念品或签字品;
(二)国际组织在我校召开重要会议、举行重大活动赠送的礼品或纪念品;
(三)国家机关、自治区党委或政府在我校召开重要会议、举行重大活动赠送的礼品或纪念品;
(四)学校领导和校级机关、各学院组团出国（访问）接受的集体礼品或纪念品;
(五)学校领导和校级机关在国内公务活动中接受的礼品或纪念品;
(六)学校举行重大活动、召开重要会议接受粉品或纪念品;
(七)应当列为礼品档案的其他礼品或纪念品。学校受赠的其他实用性礼品,如汽车、电器设着等,由相关管理部门接收和分配使用,礼品清单上归档。
二、礼品档案的管理原则
礼品档案管理工作遵循加强监督、完整收集、效利用的原则。
三、礼品档案的管理办法
(一)学校综合档案室负责礼品档案管理工作和指导,负责礼品档案的统一集中保管和提供利用案库房,确保礼品档案安全。
(二)组织、承办对外交往和国内公务活动的 品档案的登记、收集、移交工作。礼品登记表由缓制定并发放到各单位。礼品登记上报工作在活动结束之日起1个 星期内完成,移交工作在活动结束之日起1个月内完成。需要在礼品展示室展示的礼品,按移交时间报综合档案室备案。
(三)学校设立礼品展示室,国际交流处牵头负责展示室的布展,国际教育学院和外国语学院负责展示室的日常管理工作,综合档案室负责提供展品(真件或复制件)。
四、附则
(一)相关人员在公务活动中接受的个人礼品按《中共广西民族大学委员会领导干部廉洁自律暂行规定》(民大党发【2006】43号)执行。
(二)本办法由综合档案室负责解释。
(三)本办法自下文之日起执行。此文下发前获赠的礼品档案,由现保管单位于2007年12月底前移交完毕。
