第一章 总则
第一条 为规范留学生档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关留学生管理工作的政策规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 留学生档案是学生入学及在校期间形成的个人档案材料，是学校考察、培养、教育留学生过程中形成的第一手资料。
第二章 管理职责
第三条 留学生档案工作主要由国际教育学院及学校档案馆负责,教务处、研究生院及留学生各培养单位予以配合。
（一）建立新生档案。
（二）负责留学生档案材料的收集、整理和归档工作。
（三）做好留学生档案的安全、保密、保管工作。
第三章 归档内容和归档要求
第四条 归档内容
（一）履历类材料：留学生个人申请表、在校登记表、护照复印件、教育厅学习批件等材料。
（二）学习材料：学习成绩单、毕业设计（论文）成绩单、学位申请表、实习鉴定表、毕业生登记表等。
（三）奖惩材料：评优、评先、评奖学金材料；受处分材料。
（四）学籍异动材料。
第五条 归档要求
（一）归档材料必须真实、齐全，文字清晰，不得涂改、弄虚作假。
（二） 除护照复印件外，学生档案材料必须为原件。
（三） 各类材料书写时一律使用碳素或蓝黑墨水或签字笔，字迹要端正、清楚。
（四）凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章，个人文字材料必须由本人签字。
（五）档案材料应及时归入留学生档案。
第四章 档案的管理和利用
第六条 档案的日常管理
（一）所有档案的转进、转出必须登记造册，并及时录入数据库，实行动态管理。
（二）档案管理人员要严格遵守档案保密制度，不得向无关人员泄露或向外公布档案内容；非档案管理人员严禁参与档案材料的整理工作。
（三）学校学生档案库房，要配备专用的档案柜。档案库房及档案柜要整洁卫生，并具有防盗、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫和防高温等功能。档案库房严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案管理不利的其它物品。
（四）档案管理人员要定期对库藏档案进行全面检查和核对，做到帐物相符，发现有特殊情况要随时向分管领导汇报，查明原因，及时处理。
（五）存档期间档案材料不得随意拆散、涂改、损坏、撤换或销毁。
第七条 档案的利用
（一）学生档案作为人事档案的重要组成部分，原则上不对外查阅、借阅，应委派专人负责保管。如需调阅学生档案，须出具单位介绍信和本人有效证件，并在指定的时间、地点进行查阅，同时档案管理人员要负责做好查阅登记工作。学生本人及家长不得查阅学生本人的档案。
（二）未经档案管理部门同意，不得摘抄、复印档案材料，经同意摘抄、复印的材料须经档案管理人员认真核对并签署意见；查阅者不得将学生档案材料带出档案室。档案查阅完毕后，档案管理人员应认真进行检查、核对，并及时归库。
第八条 本办法由国际教育学院和学校档案馆负责解释，自公布之日起执行。
