第一条 为加强学生档案管理工作，提高管理水平，使学生档案更好地为人才培养服务，保障学生正当权益，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学生档案是指学校在学生教育、管理活动中形成的，记述和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的历史记录。学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。
学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。
第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责、分级管理。
学院（培养单位）具体负责本、专科学生在校期间产生的档案的收集、归档和存管；研究生院具体负责研究生在校期间产生的档案的收集、归档和存管；档案馆负责对全校学生档案管理进行业务指导，具体负责全校学生毕业时学生档案的接收、审核、托管、转递以及毕业后有关档案的利用服务。
第四条 本办法适用于我校全日制普通高等教育专科生、本科生、硕士研究生、博士研究生以及原档案调入我校的非全日制研究生的档案管理工作。
第二章 学生档案材料的收集
第五条 为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：
（一）入学材料：招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书等材料；招收入学的研究生除原个人档案应有材料外，还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表（含录取为直接攻博生）、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表或在校硕士生提前攻读博士学位申请表等材料；
（二）学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料；
（三）学籍材料：学生登记卡、各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料；
（四）鉴定材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等材料；
（五）实习材料：各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料；
（六）毕业材料：高校专科、本科、研究生毕业生登记表、毕业成绩单等材料;
（七）学位材料：各学习阶段学位申请等材料；
（八）奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生（研究生）、优秀学生（研究生）干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生（毕业研究生）等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料；
（九）处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料；
（十）组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料;参加民主党派的申请书、登记表等材料；
（十一）体检材料：入学体检表、复查体检表、毕业生（毕业研究生）体检表等材料；
（十二）出国（出境）材料：因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料;
（十三）工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料；
（十四）服兵役材料：应征入伍、服役期间晋升、奖惩、退伍等材料；
（十五）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第六条 学院（培养单位）、研究生院收集保管学生档案材料保存需使用由档案馆提供的学生档案袋。
第三章 学生档案的归档和移交
第七条 学生档案材料在校内流转、移交，应遵照以下规定：
（一）本（专）科新生中学期间形成的档案材料由所在学院（培养单位）负责接收。招生录取过程中形成的档案材料由本（专）科生招生部门负责分解移交至各学院，档案馆负责指导学院建立新生档案；
（二）研究生院或学院（培养单位）在拟录取研究生政审过程中，应调阅拟录取研究生档案，并对其真实性、完整性进行审查；
（三）新生入学后，学院（培养单位）、研究生院应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向招生部门报告；发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注；
（四）新生资格审查完毕后，由学院（培养单位）、研究生院对新生档案进行初步整理、归档，并建立和保管学生档案；
（五）各相关部门应支持学院（培养单位）随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法第五条的学生档案材料，定期移交相关材料，并办理移交手续；
（六）学院（培养单位）、研究生院应做好学生在校期间形成的档案材料收集、整理、归档、管理工作；档案馆应做好学生毕业时学生档案的接收、审核、托管和转递等工作，并长期无偿提供学生档案利用服务。
第八条 学生档案移交时，应填写《学生档案材料移交清单》，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。
如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理有关规定重新整理并办理补交手续。
第四章 档案转递
第九条 学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、留级、延期毕业、出国或死亡等原因发生学籍变动的，学院（培养单位）应当及时办理档案移交或转递，履行档案移交手续。
第十条 受学校退学处理决定、开除学籍处分决定的学生，其档案由学生所属学院（培养单位）寄送至学生原籍所在地指定的档案管理部门，并及时告知学生本人或学生家长。
第十一条 申请自费出国或主动申请退学的学生，在征求学生本人意见后，其档案应按规定寄送至有关单位代管。
第十二条 因故失踪、死亡的学生，其档案由学院（培养单位）移交至学校档案馆集中保管。其他原因无法转递而逾期滞留的学生档案,档案馆将按有关规定将其档案转递至社会人才服务机构管理。
第十三条 毕业学生档案的转递，由档案馆学生档案室负责，学院（培养单位）配合，按以下规定进行：
（一）已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按照当年的就业方案进行转递；
（二）考研、考博等继续深造的毕业生，其档案寄送至录取院校；
（三）委培定向招收的学生按签订的定向或委培培养合同进行档案转递；
（四）因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生档案,档案馆将按有关规定将其档案寄送至生源所在地人事部门代管；
（五）毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。如未收到，应及时向档案馆反映，由档案馆负责查询处理。
第十四条 毕业学生档案的转递，由档案馆依据学校就业部门提供的毕业生档案接收地址信息，采用符合国家规定的正规渠道（EMS学生档案通道）进行毕业生档案转寄。学生档案原则上不得由本人自带，有特殊情况，需提供档案接收单位书面同意材料，经接收和转出单位双方协商同意后，学生本人方可办理自带手续。
第十五条 学生档案转递时，档案管理服务部门须认真填写《学生档案转递通知单》，将其放入学生本人档案中一起寄出，对接收单位返回的《学生档案转递通知单》（回执），应整理保存以备查考。
第五章 学生档案的查阅
第十六条 查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十七条 因工作需要或组织发展查（借）阅学生档案，须携带相关单位出具的介绍信，未经批准，不得借出。
第十八条 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
第十九条 学生毕业离校或学籍异动等各种原因将个人档案滞留在学校的学生档案，档案馆不负责开具与就业无关的证明（如婚姻情况、亲属关系等证明材料）。
第六章 附则
第二十条 本办法如与上级有关管理办法抵触，则按上级有关管理办法执行。
第二十一条 本办法自公布之日起施行。
第二十二条 本办法由档案馆负责解释。
