序号 | 年度收集移交归档文件材料内容 | 保管 期限 |
1 | 出国（境）进修、留学取得学位证书（影印件） | 永久 |
2 | 出国（境）进修、留学取得研究成果论文和各类证书（影印件） | 永久 |
3 | 中外合作教育交流协议、项目、合同纪要材料、备忘录 | 永久 |
4 | 本学院院庆工作中形成的各类档案材料（院史材料、院庆方案、日程安排、会议纪要、参加人员名单、领导讲话、活动照片、录音录像等） | 永久/30年 |
5 | 本院完成的国际合作项目、成果等材料 | 永久 |
6 | 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 | 永久 |
7 | 留学生工作录取审批材料 | 永久 |
8 | 留学生入学登记表、学籍卡片（与电子文件同步归档） | 永久 |
9 | 教学计划、大纲、安排 | 永久 |
10 | 留学生学习情况、成绩、评语 | 永久 |
11 | 留学生名册 | 永久 |
12 | 上级有关本校国际教育工作、留学生管理的文件材料（由校办统一归档） | 30年 |
13 | 本学院编制的文件汇编或工作汇编材料（与电子文档同步归档） | 30年 |
14 | 学院重要工作会议记录、纪要等材料 | 30年 |
15 | 上级对出国（境）人员的有关文件材料 | 30年 |
16 | 国际学术会议论文 | 30年 |
17 | 投寄国外的学术论文 | 30年 |
18 | 出国（境）人员考察、访问材料 | 30年 |
19 | 出国（境）讲学、研究人员有关材料 | 30年 |
20 | 国际比赛、竞赛材料 | 30年 |
21 | 本院邀请、聘请外籍人士的计划、请示、上级批复、来往函件 | 30年 |
22 | 来院进修、短期培训研究的外籍人员的有关材料 | 30年 |
23 | 合作项目中外方单位完成项目、成果等材料 | 30年 |
24 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 30年 |
25 | 国际会议的有关材料 | 30年 |
26 | 留学生去向及有关材料 | 30年 |
27 | 毕业学生集体照（纸质及电子版各一份） | 永久 |
28 | 实物档案材料：获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料；校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物 | 永久/30年 |
29 | 声像档案材料（本学院活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等，刻录光盘移交） | 30年 |
30 | 电子文件材料（本学院活动形成的具有保存利用价值的电子文件） | 30年 |
