（政治与公共管理学院、马克思主义学院、经济学院、法学院、民族学与社会学学院、教育科学学院、体育与健康科学学院、文学院、外国语学院、东南亚语言文化学院、数学与物理学院、化学化工学院、海洋与生物技术学院、人工智能学院、电子信息学院、管理学院、艺术学院、传媒学院、东盟学院、国际教育学院、人民武装学院、建筑工程学院、材料与环境学院、科技史与科技文化研究院）
序号 | 年度收集移交归档文件材料内容 | 保管期限 |
1 | 本学院年度工作计划、总结（由校办统一归档） | 30年 |
2 | 本学院编制的制度文件、学科建设、教学科研成果汇编材料（与电子文档同步移交） | 30年 |
3 | 本学院院庆工作中形成的各类档案材料（院史材料、院庆方案、日程安排、会议纪要、参加人员名单、领导讲话、活动照片、录音录像等） | 永久/30年 |
4 | 本学院举办（承办）的国际和全国性科研学术会议或重要学术讲座等活动的议程、日程安排、会议纪要、参加人员名单、领导讲话、论文集、活动照片、录音录像等（各学院将全套资料移交科技处或社科处统一归档） | 30年 |
5 | 本学院举办（承办）的非科技类重大会议活动的议程、日程安排、会议纪要、参加人员名单、领导讲话、活动照片、录音录像等（移交校办综合科统一归档） | 30年 |
6 | 本学院与国内外单位合作、协作办学材料（合同、协议） | 永久 |
7 | 本单位主办的国际比赛、竞赛等材料 | 30年 |
8 | 本单位的统计年报及重要材料 | 30年 |
9 | 全校性运动会（包括参加全国、省级运动会比赛文件材料） | 永久或 30年 |
10 | 获省部级以上优秀教师、教学成果二等奖以上教师名单及申报材料 | 30年 |
11 | 硕士点、博士点的申报、建设、评估等有关材料 | 10年 |
12 | 获省部级以上奖励材料（先进集体、个人申报材料、审批文件材料等） | 30年 |
13 | 举办各种培训班的报告、批复、入学通知、教学计划、课程安排、学员名单、成绩登记表、毕（结）业证书存根 | 永久 |
14 | 本科生优秀学士学位论文材料电子文档 | 30年 |
15 | 本科生、硕士研究生、博士研究生毕业集体照 | 永久 |
16 | 博士、硕士研究生毕业学位材料（移交研究生院审核后统一归档） |
（1）成绩单 | 永久 |
（2）录取登记表（属人事档案，放入学生个人人事档案袋） |
（3）学生登记卡 |
（4）论文评阅书（属人事档案，放入学生个人人事档案袋） |
（5）学位申请书 |
（6）毕业生登记表 |
17 | 研究生毕业班集体照（移交研究生院统一归档） | 永久 |
18 | 实物档案材料：获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料；校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物 | 永久/30年 |
19 | 声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等，刻录光盘移交） | 30年 |
20 | 电子文件材料（本学院形成的具有保存利用价值的电子文件） | 30年 |
