17.归档责任单位：国际合作与交流处、港澳台事务办公室
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 | 归档 时间 |
1 | 上级和本校关于外事工作的正式文件（由校办统一归档） | 永久/30年 | 次年5月底之前 |
2 | 本单位（部门）年终工作计划、总结（由校办统一归档） | 10年 |
3 | 学校对外交流及本部门重要会议的有关材料 | 永久/30年 |
4 | 外事工作统计报表等 | 永久 |
5 | 中外合作校际交流协议、合同、项目、合同纪要材料、备忘录中外校际交流协议、备忘录、合同、会谈纪要 | 永久 |
6 | 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的报批材料 | 永久 |
7 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 永久 |
8 | 学校有关外事工作的规章制度、学校有关外事工作规章制度汇编、出版刊物（相关汇编出版刊物由各牵头出版部门归档） | 30年 |
9 | 外事工作会议领导讲话稿及相关材料 | 30年 |
10 | 上级部门对出国（境）人员的有关文件材料 | 30年 |
11 | 学校因公临时出国（境）人员的报批材料 | 30年 |
12 | 国际比赛、竞赛材料 | 30年 |
13 | 外籍教师名单、学校聘请外籍人员的计划、报批材料和名单” | 30年 |
14 | 实物档案材料：获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料；校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物 | 永久/30年 |
15 | 电子文件材料：国际交往中外事重大活动的录音、录像、照片、光盘、磁盘 | 30年 |
17.归档责任单位：国际教育学院
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 | 归档时间 |
1 | 出国（境）进修、留学取得学位证书（影印件） | 永久 | 次年5月底之前 |
2 | 出国（境）进修、留学取得研究成果论文和各类证书（影印件） | 永久 |
3 | 中外合作教育交流协议、项目、合同纪要材料、备忘录 | 永久 |
4 | 本院完成的国际合作项目、成果等材料 | 永久 |
5 | 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 | 永久 |
6 | 留学生工作录取审批材料 | 永久 |
7 | 本科留学生的外国留学生申请表、外国留学生入学登记表、护照复印件、批件复印件、奖励材料、处分材料、实习鉴定表、毕业论文（设计）材料、学生成绩单、综合素质测评表、毕业生登记表、学位申请表等个人学籍材料（按一人一份装订提交）； 研究生留学生的外国留学生申请表、外国留学生入学登记表、护照复印件、批件复印件、成绩单、培养计划、学年鉴定表、中期考核登记表、教学实践或社会实践成绩评定表、毕业生登记表、学位论文开题报告、学位论文评阅书、学位申请书、奖励材料/处分材料（按一人一份装订提交） | 永久 |
8 | 教学计划、大纲、安排 | 永久 |
9 | 来院进修、短期培训研究的外籍人员的相关材料；非学历生，包括：语言生（学习期限有半年或一年）、校际交流生（学习期限有3个月，半年，1年，2年）、团组进修生（学习期限以合同为准）的个人学籍材料 | 30年/永久 |
10 | 留学生名册 | 永久 |
11 | 上级有关国际教育工作的文件（由校办统一归档） | 30年 |
12 | 留学生管理规章制度 | 30年 |
13 | 本学院工作规章制度、总结、报告 | 30年 |
14 | 学院工作会议材料 | 30年 |
15 | 学院工作统计报表等 | 30年 |
16 | 上级对出国（境）人员的有关文件材料 | 30年 |
17 | 国际学术会议论文 | 30年 |
18 | 投寄国外的学术论文 | 30年 |
19 | 出国（境）人员考察、访问材料 | 30年 |
20 | 出国（境）讲学、研究人员有关材料 | 30年 |
21 | 国际比赛、竞赛材料 | 30年 |
22 | 本院邀请、聘请外籍人士的计划、请示、上级批复、来往函件 | 30年 |
23 | 合作项目中外方单位完成项目、成果等材料 | 30年 |
24 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 30年 |
25 | 国际会议的有关材料 | 30年 |
26 | 留学生去向及有关材料 | 30年 |
27 | 上级及本校有关留学生管理规章制度（由校办统一归档） | 30年 |
28 | 毕业集体照（纸质及电子版各一份） | 永久 |
29 | 实物档案材料：获得省部级及以上表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料；校际交流、对外交流过程中产生的纪念品、重要礼品等实物 | 永久/30年 |
30 | 声像档案材料（本部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等，刻录光盘移交） | 30年 |
31 | 电子文件材料（本部门职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件） | 30年 |
